Location-Scouting leicht gemacht – So findest du den perfekten Ort für dein Event

Die Wahl der richtigen Location ist einer der wichtigsten Schritte in der Eventplanung. Eine schlechte Location kann die Stimmung trüben, während die perfekte Umgebung dein Event unvergesslich macht. Doch worauf solltest du achten? In diesem Blog erfährst du, wie du effizient die perfekte Location findest und worauf es wirklich ankommt.

1. Das Event-Ziel festlegen 🎯

Bevor du eine Location suchst, solltest du genau wissen, welches Ziel dein Event hat. Stell dir folgende Fragen:

Ist es eine private Feier, ein Firmenevent oder eine öffentliche Veranstaltung?

Soll die Atmosphäre eher elegant, modern oder gemütlich sein?

Welche Aktivitäten sind geplant (Tanzen, Präsentationen, Networking)?

💡 Tipp: Das Event-Ziel beeinflusst maßgeblich die Anforderungen an die Location.

2. Kapazität & Gästeanzahl berücksichtigen 🏢

Eine zu kleine Location wirkt überfüllt, eine zu große kann leer und ungemütlich erscheinen. Achte darauf:

✔️ Wie viele Gäste werden erwartet?

✔️ Gibt es eine flexible Raumaufteilung?

✔️ Werden Sitzplätze oder Tanzflächen benötigt?

💡 Tipp: Plane immer etwas mehr Platz für Bewegungsfreiheit ein.

3. Erreichbarkeit & Anfahrt prüfen 🚗🚉

Eine gute Location ist leicht erreichbar. Beachte:

✔️ Gibt es ausreichend Parkplätze oder eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel?

✔️ Ist die Location auch für Gäste mit eingeschränkter Mobilität zugänglich?

✔️ Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe?

💡 Tipp: Biete eine Anfahrtsbeschreibung oder Shuttleservice an, um Gästen die Anreise zu erleichtern.

4. Ausstattung & Technik checken 🎤🔌

Die Location sollte alle technischen Anforderungen für dein Event erfüllen:

✔️ Ausreichende Stromversorgung und WLAN?

✔️ Bühne, Sound- und Lichttechnik vorhanden?

✔️ Catering-Möglichkeiten oder eine Küche verfügbar?

💡 Tipp: Erstelle eine Checkliste mit allen benötigten Features und prüfe diese vorab.

5. Wetter & Outdoor-Events beachten ☀️🌧

Planst du eine Open-Air-Veranstaltung? Dann denke an:

✔️ Wetteroptionen (Überdachung, Heizstrahler, Sonnenschutz)

✔️ Genehmigungen für Musik und Lautstärke

✔️ Alternative Indoor-Optionen bei schlechtem Wetter

💡 Tipp: Checke den Wetterbericht und habe einen Plan B bereit!

6. Budget im Blick behalten 💰

Eine Location sollte in dein Budget passen. Beachte:

✔️ Gibt es versteckte Kosten (z. B. Reinigung, Personal)?

✔️ Ist eine Kaution erforderlich?

✔️ Sind Rabatte für Frühbucher oder Pakete verfügbar?

💡 Tipp: Verhandle und hole mehrere Angebote ein, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu sichern.

7. Besichtigung & Vertrag nicht vergessen 📄🔍

Bevor du dich entscheidest, solltest du die Location persönlich besichtigen. Kläre dabei:

✔️ Sind alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten?

✔️ Gibt es Einschränkungen (z. B. Lautstärke, Sperrstunden)?

✔️ Welche Stornobedingungen gelten?

💡 Tipp: Mache Fotos und notiere dir wichtige Details, um später eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Fazit 🎊

Die richtige Location ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event. Mit einer klaren Vorstellung, einer gründlichen Recherche und einer strukturierten Planung findest du den perfekten Ort für deine Veranstaltung!

Orjanize unterstützt dich dabei, Locations effizient zu vergleichen und die beste Wahl zu treffen. Lass uns gemeinsam dein Event zum Highlight machen!