Die größten Fehler bei der Eventplanung

Die Planung eines Events – ob klein oder groß – kann schnell überwältigend werden. Es gibt unzählige Details, die bedacht werden müssen, und dabei schleichen sich oft Fehler ein, die am Tag der Veranstaltung zu unnötigem Stress führen. Doch keine Sorge: Mit ein paar Tipps kannst du diese Stolperfallen vermeiden und dein Event stressfrei zum Erfolg führen. Hier sind die häufigsten Fehler bei der Eventplanung – und wie du sie geschickt umgehst.

Eventplanung

1. Unrealistisches Budget

Der Fehler:

Viele Eventplaner – ob Profi oder Anfänger – unterschätzen die Kosten. Von der Location über die Technik bis hin zum Catering können die Ausgaben schnell aus dem Ruder laufen, besonders wenn unerwartete Zusatzkosten auftreten.

So vermeidest du ihn:

Setze dir von Anfang an ein realistisches Budget und halte es schriftlich fest. Plane einen Puffer von 10–20 % für unvorhergesehene Ausgaben ein. Tools wie Excel oder spezielle Budget-Apps können dir helfen, den Überblick zu behalten.

2. Zu späte Eventplanung

Der Fehler:

Die Zeit wird knapp und wichtige Entscheidungen wie die Buchung der Location oder das Engagieren eines DJs werden aufgeschoben. Das kann dazu führen, dass deine Wunschpartner bereits ausgebucht sind.

So vermeidest du ihn:

Beginne so früh wie möglich mit der Planung – je größer das Event, desto mehr Vorlaufzeit benötigst du. Erstelle eine Timeline mit Deadlines für jede wichtige Entscheidung, z. B.:

• Location: 6 Monate vorher

• Catering: 4 Monate vorher

• Technik und Musik: 3 Monate vorher

3. Die falsche Location wählen

Der Fehler:

Eine Location, die zu klein, zu groß oder schlecht erreichbar ist, kann die Stimmung eines Events ruinieren. Oft wird der Platzbedarf für Gäste oder Technik unterschätzt.

So vermeidest du ihn:

Besichtige die Location persönlich und überlege, ob sie zu deinem Event passt. Stelle dir dabei folgende Fragen:

• Bietet die Location genügend Platz für alle Gäste, aber wirkt nicht leer?

• Gibt es ausreichende Parkmöglichkeiten und Anbindungen?

• Erfüllt sie technische Anforderungen (z. B. Stromversorgung, Akustik)?

4. Schlechtes Zeitmanagement am Eventtag

Der Fehler:

Am Tag der Veranstaltung geraten Zeitpläne durcheinander – die Technik wird zu spät aufgebaut oder der Caterer kommt während des Hauptprogramms.

So vermeidest du ihn:

Erstelle einen detaillierten Ablaufplan für den Tag, der Aufbauzeiten, Programmpunkte und Pufferzeiten enthält. Teile diesen Zeitplan mit allen Beteiligten, wie Technikern, Caterern und Künstlern. Eine klare Kommunikation ist hier der Schlüssel.

5. Vernachlässigung des Plan B

Der Fehler:

Niemand plant gerne für den Worst Case, doch genau das kann dir am Eventtag den Kopf retten.

So vermeidest du ihn:

Bereite dich auf mögliche Probleme vor, z. B.:

• Was tun, wenn es regnet? (Zelte oder eine Indoor-Alternative)

• Was tun, wenn ein Dienstleister ausfällt? (Kontakte zu Backup-Partnern bereithalten)

• Was tun, wenn die Technik streikt? (Ersatzgeräte oder einen Techniker vor Ort haben)

6. Gäste und Zielgruppe nicht verstehen

Der Fehler:

Die Veranstaltung spiegelt nicht die Interessen der Gäste wider – sei es durch falsche Musikauswahl, unangemessenes Essen oder eine langweilige Atmosphäre.

So vermeidest du ihn:

Mach dir Gedanken darüber, wer deine Zielgruppe ist und was sie erwartet. Ein Firmen-Event hat andere Anforderungen als eine Hochzeit oder ein Festival. Überlege:

• Was mögen die Gäste? (z. B. Musikgenres, Speisen)

• Gibt es spezielle Bedürfnisse? (z. B. Barrierefreiheit, veganes Essen)

7. Zu wenig Helfer einplanen

Der Fehler:

Du versuchst, alles alleine zu machen, und am Ende fehlt dir die Zeit, dich um Details zu kümmern oder das Event selbst zu genießen.

So vermeidest du ihn:

Teile die Arbeit! Engagiere ein Team aus Helfern oder Dienstleistern, die bestimmte Aufgaben übernehmen, z. B. Technik, Gästebetreuung oder Aufräumen.

8. Kommunikation vergessen

Der Fehler:

Schlechte Kommunikation mit Dienstleistern, Gästen oder dem Team führt zu Missverständnissen, die den Ablauf stören.

So vermeidest du ihn:

Kommuniziere klar und rechtzeitig mit allen Beteiligten. Schreibe wichtige Informationen wie Adressen, Zeiten und Anforderungen nieder und teile sie rechtzeitig.

Fazit

Fehler bei der Eventplanung lassen sich leicht vermeiden, wenn du im Voraus sorgfältig planst und mögliche Probleme einkalkulierst. Mit einem realistischen Budget, einer klaren Timeline und einer offenen Kommunikation steht deinem perfekten Event nichts mehr im Weg.

Lass dich von diesen Tipps inspirieren und leg los – Orjanize unterstützt dich dabei, jedes Detail perfekt zu planen. Oder dir fällt mal ein DJ aus - dann kümmern wir uns um einen Ersatz-DJ.

Viel Erfolg bei deiner nächsten Veranstaltung! 😊